Antispam-Regeln bei der triiidot GmbH

Als E-Mail Marketing Service Provider und Mail-Hosting Anbieter sind wir verpflichtet, uns an Antispam-Regeln zu halten. Der Versand von unerwünschten E-Mails wirkt sich auf die Zustellbarkeit aus. Wir wollen, dass Ihre E-Mails ankommen und müssen sicher stellen, dass Sie sich an unsere Antispam-Regeln und die jeweiligen Gesetze Ihres Landes halten. Diese Antispam-Regeln sind auch anwendbar, wenn Sie bei uns einen eigenen E-Mailserver (IMAP oder Exchange) mit einer eigenen IP-Adresse gebucht haben und uns mit der Betreuung Ihrer Systeme beauftragt haben. Eventuelle Ausnahmen müssen gesondert vertraglich geregelt werden.

Antispam-Grundregeln für alle Länder

  • Sie akzeptieren unsere Allgemeinen Geschäftsbedingungen.
  • Sie müssen uns auf Anfrage mitteilen, wie Sie die Daten Ihrer Empfänger erhoben und die Einwilligung für den Versand von E-Mails erhalten haben.
  • Sie akzeptieren unsere Content-Regeln.
  • Bei Newslettern muss in jeder E-Mail ein Abmeldelink vorhanden sein.
  • Unsere E-Mail-Postfächer sind nicht für den Versand von Massen-Mails (Newsletter) geeignet. Wir informieren Sie gerne über die Möglichkeiten und stellen Ihnen die benötigte Infrastruktur und Services zur Verfügung. Vermeiden Sie den Versand von E-Mails an mehr als 20 Empfänger gleichzeitig und warten sie mindestens 10 Minuten zwischen dem Versand von E-Mails an mehr als 10 Empfänger.
  • Achten Sie darauf, dass Empfänger, die in CC genannten E-Mailadressen auch sehen und Sie hier ggfs. gegen den Datenschutz verstossen.
  • In jeder E-Mail muss eine gültige, rechtsverbindliche Signatur mit Ihren Kontaktdaten, in Newslettern ein Link zu Ihrem Impressum vorhanden sein.
  • Sie dürfen Kontaktdaten, Absenderinformationen oder Informationen im Betreff nicht fälschen oder verschleiern.
  • Ihr Betreff muss einen Bezug zum Inhalt Ihrer E-Mail haben und darf nicht leer sein.
  • Sie akzeptieren die internationalen Antispam-Gesetze Ihres Landes.

Content-Regeln für Inhalte von E-Mail-Nachrichten, E-Mail-Anhängen und Formularen

Die folgenden Inhalte dürfen über unsere Systeme weder verarbeitet noch verbreitet werden:

  • pornographische oder andere sexuelle Inhalte

  • E-Mails mit Hinweis auf illegale Substanzen

  • E-Mails mit Inhalten, die Gesetze ihres Landes verletzen

  • Illegale Waren oder Dienstleistungen

  • Escort und Dating Dienste

  • Pharmazeutische Produkte

  • „Arbeiten von Zuhause“ Mails

  • Glücksspiel Services

Wenn Sie sich nicht sicher sind oder in einer Branche arbeiten, die häufig mit Spam in Verbindung gebracht wird, dann wenden Sie sich an unseren Support. Wir prüfen, ob wir Sie als Kunden akzeptieren können.

Regeln für Dateiformate von E-Mail-Anhängen

  • Sie dürfen als Anhang keine ausführbaren Dateien (z. B. EXE) oder in Dateien versteckte Programmcodes – auch nicht in komprimierter Form (z. B. ZIP) – versenden.
  • Achten Sie beim Versand von E-Mails mit Anhängen darauf, dass Sie sicherstellen, dass Ihre Dateianhänge keine schadhaften Daten enthalten. Wenn Sie sich nicht sicher sind, nutzen Sie entsprechende Prüfprogramme wie z. B. VirusTotal.
  • Nutzen Sie für den Versand von E-Mail-Anhängen mit mehr als 10 MB ggfs. entsprechende Online-Services wie z. B. WeTransfer oder eine eigene Cloud-Lösung. Für den Versand von ausführbaren Dateien (Programmen) nutzen Sie immer diese Möglichkeiten.

Solche Adress-Daten dürfen Sie nicht verwenden

Diese Daten dürfen Sie für den Versand von E-Mails und/oder Newslettern nicht verwenden:

Gekaufte E-Mail Adressen

Gekaufte Daten sind innerhalb unserer Systeme strikt verboten.

Aus dem Internet kopierte E-Mail Adressen

E-Mail Adressen, die im Internet auf Webseiten als Kontaktmöglichkeit oder in öffentlichen Verzeichnissen dargestellt werden, sind nicht gestattet.

Single-Opt-In

E-Mail Adressen, die über ein Formular per Single-Opt-In ohne Bestätigung erhoben wurden, sind nicht gestattet. Für die Anmeldung per Formular muss das sichere Double-Opt-In Verfahren verwendet werden.

Mündliche Erhebung

E-Mail Adressen, die mündlich z. B. durch Telefongespräche erhoben wurden, sind nicht gestattet. Eine Einwilligung in die Verwendung der E-Mail-Adresse muss schriftlich bestätigt werden. Eine solche Bestätigung ist bei nicht schriftlich oder elektronisch eingeholten Einwilligungserklärungen nach § 28 Abs. 3a BDSG die Voraussetzung für eine wirksame Einwilligung.

B2B-Adressen: Versand ohne Erlaubnis

Ein weit verbreiteter Irrtum ist die Annahme, dass im B2B-Umfeld für die Zusendung von E-Mails kein Werbeeinverständnis erforderlich sein muss. Tatsächlich besagt die Rechtsprechung, dass auch E-Mails an Gewerbetreibende der vorherigen Zustimmung bedürfen.

Daten von einer dritten Partei

Daten, die von einer dritten Partei erhoben wurden, sind nicht gestattet. Die dritte Partei hat durch die Erhebung die Erlaubnis, diese Personen per E-Mail anzuschreiben - Sie jedoch nicht. Hat diese dritte Partei die Daten jedoch in Ihrem Namen erhoben, dürfen nur Sie diese Daten für den Versand von E-Mails in Ihrem Namen verwenden - jedoch wiederum nicht die dritte Partei.

Mitglieder, Vereine und Genossenschaften

Durch eine vertragliche Mitgliedschaft in einem Verein oder einer Genossenschaft dürfen Mitglieder nicht einfach per E-Mails angeschrieben werden. Auch hier benötigen Sie eine explizite Einwilligung der einzelnen Empfänger.

Social- oder Business-Netzwerke

E-Mail Adressen von Personen, die Ihnen ihre Daten über Social- oder Business-Netzwerke wie LinkedIn, Xing, Facebook, etc. freigegeben haben, dürfen nicht verwendet werden. Diese Personen dürfen ausschliesslich über das jeweilige Netzwerk kontaktiert werden. Die Freigabe von Daten ist keine gültige Einwilligung für den Versand von E-Mails über externe Systeme wie unsere.

Solche Adress-Daten dürfen Sie verwenden

Diese Daten dürfen Sie für den Versand von E-Mails und/oder Newslettern verwenden:

Double-Opt-In über die eigene Webseite

Alle Empfänger haben sich mit dem sicheren Double-Opt-In Verfahren über die eigene Webseite angemeldet.

Kauf einer Ware oder Dienstleistung

Die Empfänger haben eine Ware oder Dienstleistung erworben und wurden vor Erhebung der Daten mit folgendem Satz darauf hingewiesen: "Die Verwendung Ihrer Daten für eigene werbliche Zwecke für ähnliche Waren und Dienstleistungen ist nicht ausgeschlossen. Sie können dieser Verwendung jederzeit widersprechen, ohne dass für den Widerspruch andere als Übermittlungskosten nach den Basistarifen entstehen." Ein alleiniger Hinweis in Ihren AGB ist nicht zulässig.

Anmeldung per Offline Formular

Die Empfänger haben offline ein Formular ausgefüllt und der Zusendung von E-Mails explizit zugestimmt. Das Formular muss als Nachweis vorhanden sein.

Co-Registrierung über ein Gewinnspiel

Die Empfänger, die sich für ein Gewinnspiel angemeldet haben, wurden klar und deutlich auf die entsprechenden Sponsoren (max. 10) hingewiesen. Zudem darf die Anmeldung zum Newsletter nicht zwingend Voraussetzung für die Teilnahme am Gewinnspiel sein. Die Newsletter-Eintragung muss freiwillig und explizit (z. B. mittels Checkbox) erfolgen.

Kontakt per Visitenkarte

Empfänger, die Ihnen beispielsweise eine Visitenkarte überreicht und die Zusendung von E-Mails erwünscht haben. Für das Zusenden von Newslettern benötigen Sie in diesem Fall die Visitenkarte und eine schriftliche Einverständniserklärung als Beweis.