Gehen Sie auf Nummer Sicher

Moderne Betriebssystem unterstützen zwar grundsätzlich Datei- und Ordnernamen, die besonders lang sind, Umlaute, Sonderzeichen, Leerzeichen und Satzzeichen enthalten, aber viele Programme haben Schwierigkeiten, solche Dateien zu verwalten. Zum Beispiel können manche Browser Website-Dateien, die Leerzeichen im Dateinamen enthalten, nicht anzeigen. Manche Programme können Dateinamen, die ein Fragezeichen oder einen Asterisk (*) enthalten, nicht verarbeiten, weil diese Zeichen auch als Platzhalter für beliebige Zeichenfolgen verwendet werden. Besonders lange Dateinamen können u. U. nicht fehlerfrei im CD Dateisystem verwaltet werden und machen so Probleme bei Datensicherungen. Wir haben hier die wichtigsten Tipps zur Datei- und Ordnerbenennung zusammengefasst. Die nachfolgenden Empfehlungen für Ordnernamen gelten auch für Postfächer und Ordner in E-Mailprogrammen (wie z. B. Outlook oder Mail). Es lohnt sich alle Empfehlungen insbesondere auch bei Betreffzeilen von E-Mails zu beachten.

Empfehlungen für Ordnernamen

• Der Ordnername darf insgesamt nicht länger als 63 Zeichen sein.
• Er sollte keine Sonderzeichen (z. B. \ / : * ? " > |) enthalten.
• Der Ordnername muss mit einem Buchstaben oder einer Ziffer beginnen. Ordnernamen dürfen nicht mit einem Punkt (.), zwei Punkten (..) und einem Punkt und einem Unterstrich (._) beginnen. Derartige Bezeichnungen sind für die Systemverwendung reserviert.
• Verzichten Sie auf Punkte (.), Doppelpunkte (:) und Schrägstriche (/), englisch "Slash" genannt. Ein Punkt identifiziert ein Dokument (.xlsx .jpg) und keinen Ordner.

Empfehlungen für Dateinamen

• Der Dateiname darf insgesamt nicht länger als 63 Zeichen sein.
• Er darf ausschließlich Buchstaben, Ziffern, Punkte, Bindestriche und Unterstriche enthalten. Keine Leerzeichen. Keine Sonderzeichen (z. B. \ / : * ? " > |). Insbesondere "/" Zeichen führen zu fehlerhaften Dateien. Ein Schrägstrich steht für Ordnerebenen im Rahmen der Verarbeitung von Betriebssystemen.
• Sie sollten nur Kleinbuschstaben verwenden. An Apple Rechnern führt die Verwendung von Grossbuchstaben in Dateibezeichnungen nicht zu Problemen und es sind kaum Fälle bekannt wo dies an Windows Rechnern zu Problemen führt. In jedem Fall sollte die Methode zur Dateibezeichnung in Bezug auf Gross-/Kleinschreibung die Beschränkungen der jeweils genutzten Software berücksichtigen.
• Umlaute sind tabu. Kein ä, ö, ü, kein ß, keine anderen diakritischen Zeichen, also auch keine Accents. Verwenden Sie nur Zeichen von a bis z.
• Der Dateiname muss mit einem Buchstaben oder einer Ziffer beginnen. Dateinamen dürfen nicht mit einem Punkt (.), zwei Punkten (..) und einem Punkt und einem Unterstrich (._) beginnen. Derartige Bezeichnungen sind für die Systemverwendung reserviert.
• Es darf immer nur ein Punkt (.) enthalten sein – dieser gehört vor die Kennung der Dokumentart (.xlsx .jpg). Wir empfehlen, dass Sie immer die Dateiendungen (PC und Mac) auf Ihrem Rechner mit einblenden lassen.

Pfadlängen

Windows Systeme und auch Windows / Office Programme können nur eine maximale gesamte Pfadlänge (inklusive Dateiname) von 255 Zeichen verarbeiten. Versuchen Sie sich daran zu halten, auch wenn Sie mit einem Apple Rechner arbeiten. Oftmals verwenden Sie z. B. Word oder Excel (Office Software) und stellen eventuell fest, dass eine Datei nicht geöffnet werden kann. Versuchen Sie die Datei einmal weiter nach vorne in ihrer Ordnerstruktur zu verschieben. Wenn sich die Datei dann öffnen lässt, können Sie davon ausgehen, dass Sie die 255 Zeichen überschritten haben.

Dateiorganisation und Ordnerstrukturen

Die oben genannten Empfehlungen lösen natürlich noch nicht das Problem, dass Sie im Unternehmen Dateien logisch strukturieren und versionieren müssen, so dass alle Mitarbeitenden problemlos damit arbeiten können und Ihre Strukturen es erlauben einfach Rechtegruppen (Zugriffsrechte) einzelnen Mitarbeitenden zuordnen zu können. Die Art der Dateiorganisation ist auch abhängig von den Rahmenbedingungen eines spezifischen Projektes. Diese geben eventuell einen bestimmten Ablageort oder eine bestimmte Sortierung vor. Eine Rolle spielen dabei beispielsweise die datenschutzrechtliche und ethische Sensibilität der Daten, etwaige Urheberrechte und Lizenzen, die Art und Anzahl unterschiedlicher Datentypen, die in einem Projekt verwendet werden, sowie das erwartete Dateivolumen.

Dazu kommt die Wahl eines adäquaten auf die Bedürfnisse Ihres Unternehmens ausgerichteten Server- und Zugriffsystems. Unser Tipp ist: Bleiben Sie unabhängig und versichern Sie sich, dass Sie einen direkten physischen Zugriff auf Ihre Daten (wenn möglich auch E-Mails) haben. Sie müssen bei Bedarf direkt in Ihrem Unternehmen z. B. bei Problemen mit der Netzanbindung auf Ihre Daten zugreifen können – oder kurz gesagt: Sie müssen mit einem Handgriff Ihren Daten- und E-Mailserver vom Netz nehmen können.

Wir begleiten Unternehmen bei diesen Prozessen und schulen Mitarbeitende. Mit unsereren Strukturanalysen, einem über Jahre hinweg entwickelten Ablagesystem und eigenen Softwarelösungen beraten wir unsere Kundinnnen und Kunden erfolgreich beim Aufbau Ihrer Unternehmen.